一、核心岗位职责清单

1. 职责一：协调日常行政事务，确保办公室日常运营顺畅。
2. 职责二：管理公司文件及档案，确保信息的准确性和保密性。
3. 职责三：组织和安排会议及活动，提升公司内部沟通效率。
4. 职责四：处理公司内部及外部的沟通，维护良好的公司形象。
5. 职责五：制定和实施行政管理制度，优化工作流程。
6. 职责六：协助人力资源部门进行员工入职、离职及考勤管理。

二、职责与日常任务详细说明

职责一：协调日常行政事务，确保办公室日常运营顺畅。

1. 日常任务与步骤：
   1. 定期检查办公室设备及用品，确保充足的办公资源。
   2. 处理员工报修及设备维护，及时联系维护公司。
2. 协调沟通：
   1. 与后勤部门及设备维护公司进行有效沟通。
3. 交付物定义：
   1. 办公室运营报告及设备维护记录。

职责二：管理公司文件及档案，确保信息的准确性和保密性。

1. 日常任务与步骤：
   1. 建立文件分类系统，定期审查和更新文件资料。
   2. 对重要文档进行加密及备份，确保数据安全。
2. 协调沟通：
   1. 与信息技术部门合作，确保文件管理系统的有效运作。
3. 交付物定义：
   1. 文件管理清单及备份报告。

职责三：组织和安排会议及活动，提升公司内部沟通效率。

1. 日常任务与步骤：
   1. 根据需求制定会议议程，预定会议室及设备。
   2. 发送会议通知，收集与会人员反馈。
2. 协调沟通：
   1. 与各部门负责人沟通，确认会议内容及参与者。
3. 交付物定义：
   1. 会议纪要及活动总结报告。

职责四：处理公司内部及外部的沟通，维护良好的公司形象。

1. 日常任务与步骤：
   1. 处理日常邮件及电话，确保信息传递及时。
   2. 制作公司宣传材料，提升公司品牌形象。
2. 协调沟通：
   1. 与市场部及公关部协作，确保信息一致性。
3. 交付物定义：
   1. 邮件记录及宣传材料版本。

职责五：制定和实施行政管理制度，优化工作流程。

1. 日常任务与步骤：
   1. 分析现有行政流程，识别优化点，制定改进方案。
   2. 宣布并培训员工新制度及流程。
2. 协调沟通：
   1. 与管理层及各部门进行协商，确保制度的可行性。
3. 交付物定义：
   1. 行政管理制度手册及培训记录。

职责六：协助人力资源部门进行员工入职、离职及考勤管理。

1. 日常任务与步骤：
   1. 处理员工入职手续，准备相关文件及资料。
   2. 跟踪员工考勤记录，维护考勤系统。
2. 协调沟通：
   1. 与人力资源部门及各部门主管保持沟通。
3. 交付物定义：
   1. 员工入职档案及考勤报告。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

案例一：会议安排与执行

1. 背景情境：公司需要召开季度总结会议，包括各部门负责人及高层管理。
2. 工作任务：行政助理负责制定会议议程，预定会议室，发送会议通知，并收集各部门的报告。
3. 协调沟通：与各部门负责人沟通，确认报告内容及与会人员，确保信息的准确性。
4. 工作成果：会议顺利进行，行政助理整理并发布会议纪要，确保信息透明并反馈给所有与会者。

案例二：文件管理与安全

1. 背景情境：公司收到审计通知，需要提供相关财务及行政文件。
2. 工作任务：行政助理负责收集、整理及审核所有相关文件，确保信息的准确性及保密性。
3. 协调沟通：与财务部门及审计公司沟通，确认所需文件类型及格式。
4. 工作成果：及时向审计公司提交所需文件，确保审计工作的顺利进行，保持公司良好形象。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

1. 绩效考核维度：

   1. 工作效率：完成任务的及时性及准确性。
   2. 沟通能力：与各部门及外部人员沟通的有效性。
   3. 文件管理：文件的准确性和保密性。
   4. 会议组织：会议安排的顺利程度及参与者的反馈。

2. 考核指标与数据标准：

   1. 任务完成率：95%以上的任务在规定时间内完成。
   2. 会议满意度调查：参与者反馈满意度达到80%以上。
   3. 文件管理准确率：文件错误率低于5%。

3. 表现优异的典型表现形式：

   1. 积极主动提出改进建议并成功实施，提升工作效率。
   2. 在突发情况下成功组织重要会议，获得管理层的高度认可。

五、关键行业或技术术语准确定义

1. 档案管理：对文件和记录的分类、存储及维护的过程，确保信息的安全与可追溯性。
2. 行政管理制度：公司内部针对行政事务的管理规范和流程，旨在提高工作效率及保障公司资源的合理使用。